Reiseplan-Vorlage: zum Kopieren, mit Beispiel

Die meisten Reisepläne scheitern an zu vielen Spalten. Wer in einer Tabelle Uhrzeit, Adresse, Preis, Öffnungszeit, Link und Notiz für jeden Programmpunkt pflegt, gibt nach dem zweiten Tag auf, und unterwegs findet man die eine Information trotzdem nicht. Diese Vorlage trennt deshalb, was sich beim Planen und auf der Reise wirklich unterschiedlich verhält: die grobe Route, die einzelnen Tage und die Buchungen. Drei kleine Tabellen, die du unten kopieren kannst, jede einmal leer und einmal ausgefüllt. Eine Datei zum Herunterladen gibt es nicht; die Tabellen lassen sich direkt von dieser Seite in Excel, Google Sheets, Word oder eine Notiz-App übernehmen.

Das Beispiel ist eine Woche Italien mit Gabelflug: Ankunft in Rom, Rückflug ab Venedig, dazwischen Florenz.

Tabelle 1: die Etappen

Fang hier an, nicht beim Tagesplan. Diese Tabelle beantwortet nur eine Frage: Geht die Route mit den verfügbaren Nächten auf? Zähl am Ende die Nächte zusammen. Stimmt die Summe nicht mit deinen Urlaubstagen überein, fehlt eine Nacht oder ein Ort ist zu viel.

Zum Kopieren:

Ausgefüllt:

Die Zugzeiten stammen aus der Streckenübersicht von Italo, gemeint sind Hochgeschwindigkeitszüge. Bei den Unterkünften reicht in dieser Phase das Viertel, das Hotel kommt später in Tabelle 3. Bahnhofsnähe ist im Beispiel kein Zufall: Bei nur zwei Nächten in Florenz willst du den Koffer nicht lange durch die Stadt ziehen.

1. Rom
2. Florenz
3. Venedig

Kartengrundlage: Natural Earth

Auf der Karte zeigt sich auch, warum die Reihenfolge so herum sinnvoll ist: Die drei Städte liegen fast auf einer Linie. Wer erst nach Venedig fliegt und über Rom zurückkommt, hat dieselben Zugstrecken, nur umgekehrt. Hin und her zu fahren, etwa Rom, Venedig, Florenz, kostet dagegen rund einen halben Reisetag. Italo nennt für Rom nach Venedig ca. 4 Stunden.

Tabelle 2: der Tagesplan

Hier liegt der häufigste Fehler jeder Reiseplan-Vorlage: stundengenaue Zeilen von 8 bis 22 Uhr. Die Tabelle sieht ordentlich aus und hält bis zur ersten Verspätung. Besser sind fünf Felder pro Tag, also eine Zeile je Tag statt einer Zeile je Stunde.

Zum Kopieren:

Ausgefüllt:

Warum diese Felder:

• Viertel: Es hält die Wege kurz, weil du gar nicht erst Orte auf denselben Tag legst, die weit auseinanderliegen. Wie viel davon wirklich in einen Tag passt, steht in Tagesplan im Urlaub: Wie viele Sehenswürdigkeiten pro Tag?.
• Fester Termin: höchstens einer pro Tag. Alles mit Zeitfenster gehört hierher. Tickets dafür holst du am besten, sobald die Daten stehen, etwa Tickets für Kolosseum und Vatikan^* bei Tiqets. Prüf die Bedingungen und aktuellen Zeiten auf der offiziellen Seite.
• Sonst noch: bewusst unverbindlich. Fällt etwas weg, ist nichts schiefgegangen.
• Plan B: ein einziges Stichwort reicht, wichtig ist nur, dass du es nicht bei Regen auf der Straße suchen musst.

Was fehlt, ist Absicht: Öffnungszeiten und Preise ändern sich und veralten in deiner Tabelle unbemerkt. Schau sie am Abend vorher auf der offiziellen Website nach.

Tabelle 3: die Buchungen

Diese Tabelle öffnest du unterwegs am häufigsten, oft am Schalter und mit schlechtem Netz. Sie sollte deshalb offline auf dem Handy liegen.

Zum Kopieren:

Ausgefüllt (Codes und Daten erfunden, nur zur Veranschaulichung):

Die Spalte „Stornieren bis“ ist die wertvollste. Sie zeigt beim Umplanen sofort, welche Änderung noch nichts kostet. Sortier die Tabelle nach Datum, und du hast nebenbei deinen Ablauf. Züge vergleichst und buchst du zum Beispiel über die Zugsuche von Omio^* oder direkt bei der Bahn; wann was dran ist, erklärt Zug und Bus in Europa buchen.

Excel, Word oder Google Sheets?

Alle drei funktionieren mit dieser Vorlage. Der Unterschied liegt darin, was du damit vorhast.

Zum Übertragen: Tabelle hier auf der Seite markieren, kopieren und in die erste Zelle einfügen. In Excel und Sheets bleiben die Spalten in aller Regel erhalten, in Word entsteht eine Word-Tabelle. Für Excel lohnt sich eine einzige Formel: die Summe der Spalte „Nächte“. Mehr Automatik braucht ein Reiseplan selten.

Eine Sache kann keine der Tabellen: dir zeigen, ob die Orte eines Tages nah beieinanderliegen. Dafür brauchst du trotzdem eine Karte, etwa wie in Reise mit Google Maps planen beschrieben.

Die drei Tabellen in der richtigen Reihenfolge füllen

• Tabelle 1 zuerst: Orte und Nächte eintragen, Summe mit den Urlaubstagen vergleichen
• Anreise buchen und Code sofort in Tabelle 3 eintragen
• Unterkünfte buchen, Stornofrist notieren
• Tabelle 2 grob füllen: pro Tag nur Viertel und einen festen Termin
• Tickets mit Zeitfenster für die festen Termine buchen
• Alle drei Tabellen offline aufs Handy legen

Die Reihenfolge entspricht unserer Anleitung Reise planen: Schritt für Schritt, die auch Dokumente, Budget und Packen abdeckt. Diese Seite liefert nur das Formular dazu.

Dieselbe Vorlage als App

Wenn du lieber nichts abtippst: YesTrip bildet genau diese drei Ebenen ab. Du gibst Ziel und Daten ein, die KI schlägt einen Plan Tag für Tag mit Uhrzeiten, Fußwegen und Karte vor, und du entscheidest, was bleibt. Mehrere Städte in einer Reise sind möglich. Bestätigungsmails leitest du an deine persönliche YesTrip-Adresse weiter, fügst sie ein oder öffnest das Buchungs-PDF; Flüge, Hotels, Züge und Touren werden erkannt und landen erst nach deiner Bestätigung in der Reise. Der Plan lässt sich als PDF ausgeben oder als Kalender abonnieren, also auch wieder ausdrucken.

Was die App nicht kann: frei gestaltbare Spalten wie in Excel. Wer sein eigenes Budget daneben rechnen will, bleibt mit der Tabelle oft schneller. Und YesTrip bucht nichts selbst, gebucht wird immer beim Anbieter.

Reist du von außerhalb der EU an, ist eine eSIM für Italien^* eine Möglichkeit, damit Tabellen und Karten unterwegs erreichbar bleiben; unser eSIM-Preisindex vergleicht die Preise.

* Anzeige – Partnerlink: Buchst du dort, erhalten wir eine Provision. Der Preis für dich bleibt gleich.